4 ویژگی مهم که هر نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای باید داشته باشد!
حسابداری بخش بسیار مهم و حیاتی هر کسب‌وکاری است که اگر امور آن به درستی و با دقت انجام نشوند، هزینه‌های زیادی بی‌هدف خرج خواهند شد. در گذشته امور حسابداری اغلب با استفاده از کاغذ انجام می‌شد و از آن‌جایی که خطای انسانی همیشه رخ می‌دهد، اشتباهات زیادی در حساب و کتاب رخ می‌داد. خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی و فناوری، نرم‌افزارهای حسابداری ایجاد شدند و کار حسابداران را ساده کردند. نکته مهم قبل از انتخاب یک نرم‌افزار خوب این است که حتما باید از ویژگی های نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای اطلاع داشته باشید. در ادامه با ما همراه باشید تا با این ویژگی‌ها بیشتر آشنا شوید.
حسابداری فروشگاه های زنجیره ای چگونه انجام می‌شود؟
به طور کلی در زمینه حسابداری فروشگاه‌های زنجیره‌ای، همیشه با یک چالش مواجه هستیم و آن هم ردیابی کردن و محاسبه اجناس و کالاها است. از آن‌جایی که ثبت دقیق هزینه هر یک از کالاها در فروشگاه‌های زنجیره‌ای امری بسیار مهم و حیاتی است، لازم است که تمامی امور با دقت بالا انجام شود. از طرفی سرعت کار هم اهمیت دارد. بنابراین نیاز به یک دستیار با دقت و سریع برای انجام امور حسابداری فروشگاه زنجیره‌ای داریم و آن هم نرم‌افزار حسابداری یا accounting software است.
چگونه به بهترین شکل حسابداری فروشگاه های زنجیره ای را انجام دهید؟
همان‌طور که اشاره کردیم وجود یک نرم افزار حسابداری کمک شایانی به انجام امور حسابداری می‌کند. به هر حال موارد زیادی از جمله محاسبه هزینه موجودی انبار، فروش نقد و نسیه، صورت حساب‌ها و فاکتورها، تخفیفات و غیره نیاز به رسیدگی دارند. تمامی این امور را نمی‌توان با استفاده از برگه یا سایر نرم‌افزارها مانند اکسل انجام داد. چون نیاز به دقت و سرعت کافی در انجام آن‌ها داریم و این کار تنها از یک نرم‌افزار جامع و کامل برمی‌آید.
همه ما می‌دانیم که دقت رایانه‌ها در انجام محاسبات عددی، ذخیره و پردازش از انسان چندین برابر بیشتر و احتمال خطای آن‌ها بسیار ناچیز است. همچنین با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری هر گاه که نیاز به بازبینی و بررسی حساب و کتاب داشتید، تنها در چند لحظه می‌توانید گزارش مدنظر خود را چاپ کنید یا این‌که به صورت خروجی اکسل یا ورد آن را دریافت نمایید. به غیر از موضوع تسهیل گزارش گیری، موضوع امنیت اسناد مالی هم در نرم‌افزارهای حسابداری مطرح است.
با استفاده از یک نرم افزار حسابداری به راحتی می‌توانید اسناد مالی خود را در یک جای امن قرار دهید و خیالتان از بابت آن‌ها راحت باشد که آسیبی به آن‌ها وارد نمی‌شود. یکی از مزیت‌های استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی این است که نیروی کار را کاهش می‌دهند. در نتیجه هزینه ماهانه برای صاحب کسب‌وکار هم کم خواهد شد. در حقیقت این مزیت، مزیت کمی نیست. چون هزینه نیروی انسانی برای بخش حسابداری کسب‌وکارتان به طرز قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.
انتخاب نرم افزار صحیح، تضمین کیفیت کار شما
موضوع کیفیت نه تنها درباره نرم‌افزار حسابداری اهمیت دارد، بلکه در خیلی از موارد دیگر بدون وجود کیفیت هیچ موفقیتی حاصل نخواهد شد. به عبارت دیگر می‌توان گفت یکی از مزایای نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای، تضمین کیفیت است. اگر نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید کیفیت کافی نداشته باشد، بهتر است که از همان نیروی انسانی برای کارهای حسابداری بهره بگیرید. چون وجود یک نرم‌افزاری که ویژگی‌های لازم را نداشته باشد، کار شما را عقب می‌اندازد. به هر حال کیفیت کار شما با نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، رابطه مستقیم دارد و نباید این موضوع را نادیده بگیرید. سعی کنید نرم‌افزار خود را از یک شرکت معتبر که خدمات پس از فروش و پشتیبانی ارائه می‌کند، تهیه کنید. برای این‌که بدانید یک نرم‌افزار مناسب برای کسب‌وکارتان چه نرم‌افزاری است، در ادامه شما را با ویژگی های نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای آشنا می‌کنیم.
4 ویژگی مهم نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای
خیلی مهم است که بدانید نرم‌افزاری که برای امور حسابداری تهیه می‌کنید، آیا به اندازه کافی نیازهای کسب‌وکار شما را پوشش می‌دهد یا خیر؟ سوالی که ممکن است الان در ذهن شما ایجاد شده باشد، این است که چطور باید متوجه شد که کدام یک از نرم‌افزارهای حسابداری برای ما مناسب است؟ در ادامه ویژگی های نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای را برای شما ذکر کرده‌ایم:
- گزارش دهی تحلیلی و کاربردی
دقت داشته باشید که اطلاعات و داده‌ها اهمیت زیادی در کسب‌وکار دارند. اگر اطلاعات کافی نداشته باشید قطعا کسب‌وکارتان افت خواهد کرد. بنابراین ویژگی مهمی که نرم‌افزار حسابداری باید داشته باشد، این است که گزارش‌های تحلیلی را به شما ارائه دهد. گزارش‌هایی که کاربردی باشند و باعث شوند که تصمیمات بعدی شما برای کسب‌وکارتان آگاهانه‌تر انجام شود.
شما نرم افزار حسابداری را تهیه می‌کنید تا سریع‌تر کار را پیش ببرید نه این‌که دوباره سر استفاده از نرم‌افزار وقتتان هدر رود و ندانید چطور باید با بخش‌های مختلف آن کار کنید! بنابراین یکی از ویژگی های نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای که اهمیت زیادی دارد، داشتن رابط کاربری یا گرافیکی ساده و کاربردی است. به طوری که استفاده از امکانات آن راحت باشد و وقت زیادی از کاربر نگیرد.
همه ما می‌دانیم که در حوزه کسب‌وکار و امور مالی، همیشه قوانین آپدیت می‌شوند. بنابراین ویژگی مهم دیگری که یک نرم‌افزار حسابداری باید داشته باشد، این است که حتما همیشه آپدیت‌های لازم در آن صورت بگیرد و با استانداردهای جدید مطابقت داشته باشد. ارتقاء و به‌روزرسانی یک نرم‌افزار اهمیت زیادی دارد. بنابراین از این نکته غافل نشوید.
از مهم‌ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای موضوع امنیت آن است. اگر نرم‌افزار توسط تیم حرفه‌ای برنامه‌نویسی شده باشد، نباید از این موضوع نگرانی داشته باشید. بنابراین جهت اطمینان از این‌که نرم‌افزار به اندازه کافی مطمئن است، باید آن را از یک شرکت معتبر تهیه کنید که حتی بعد از خرید هم به شما خدمات ارائه دهد و در صورت بروز هرگونه مشکلی، سریعا آن را رفع و نسخه جدید را به کاربران خود عرضه کند. نرم‌افزار حسابداری تیم توسعه توانا، یکی از امن‌ترین و با کیفیت‌ترین نرم‌افزارهای موجود است که کیفیت کار شما را تضمین خواهد کرد.
صحبت آخر
در این مطلب درباره ویژگی های نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای صحبت کردیم و علاوه بر آن از تاثیری که روی سرعت رشد کسب‌وکار می‌گذارد هم گفتیم. خیلی مهم است که نرم‌افزار با کسب‌وکار شما سازگاری داشته باشد. اگر به اندازه کافی با این مسئله آشنایی ندارید، می‌توانید از کارشناسان تیم توسعه توانا راهنمایی بگیرید.