همه چیز درباره سیستم خزانه داری

سیستم خزانه داری در ارائه راه‌حل‌هایی یکپارچه و بلادرنگ برای مدیریت فرایندهای خزانه سازمان‌ها عالی عمل می‌کند. با مدیریت سرمایه در گردش، پرداخت‌ها و دریافت‌های نقدی و همچنین مدیریت ریسک‌های مالی کارایی و اثربخشی تصمیمات تجاری بهبود پیدا می‌کند. در ادامه اطلاعات بیشتری دراین‌باره ارائه می‌شود.

سیستم مدیریت خزانه‌داری چگونه سیستمی است؟
این سیستم یک نرم‌افزار سازمانی است که فرآیندهای خزانه‌داری را خودکار می‌کند و دیگر نیازی به انجام کارهای دستی نیست؛ بنابراین مدیران مالی خواهند توانست با مدیریت و کنترل حساب‌های بانکی یا تراکنش‌های بانکی و مالی در درون و بیرون سازمان، دید وسیع‌تری از نقدینگی آن داشته باشند.
بهینه‌سازی پول نقد با سیستم مدیریت خزانه‌داری
اینکه سازمان ازنظر ارز و وضعیت نقدینگی در چه موقعیتی قرار دارد، نسبتاً دشوار است. این در حالی است که به‌کارگیری یک سیستم خزانه داری به‌راحتی این امکان را فراهم می‌کند و به‌تمامی سؤالات در این حوزه پاسخ می‌دهد.
در این شرایط دیگر نیازی نیست تا تعداد زیادی از کارکنان را برای برآورد منابع نقدی با استفاده از ابزارها و منابع اطلاعاتی مختلف بکار گرفت. این سیستم می‌تواند دیدگاهی مشخص و روشن از شرایط نقدینگی در اختیار مدیران سازمان قرار دهد تا در مورد اهداف و برنامه‌های مالی و راهبردی در کسب‌وکار به‌خوبی تصمیم‌گیری کنند.

مدیریت و پیش‌بینی وجوه نقد با سیستم مدیریت خزانه‌داری
یک سیستم خزانه داری به‌راحتی قادر است تا وضعیت نقدینگی روزانه یک سازمان را قبل از روز کاری بعد به‌روز کرده و با اطلاعات موجود تطبیق دهد. این کار از طریق محاسبه مانده‌های بانکی و تراکنش‌های نقدی با جریان‌های مالی مورد انتظار قابل انجام است؛ بنابراین کارکنان همیشه دیدگاهی به‌روز و به‌موقع از حساب‌های بانکی یا رویدادهای مالی در حوزه‌ها و نهادهای مختلف خواهند داشت.
در سیستم خزانه داری با داشتن دیدی روشن از وضعیت نقدینگی به‌عنوان یک نقطه شروع، بررسی‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های لازم برای برآورد و پیش‌بینی جریان‌های مالی برای روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و یا حتی سال‌ها آسان‌تر و سریع‌تر خواهد بود. لازم به ذکر است که این پیش‌بینی‌ها با کمک داده‌های تراکنش‌های تکراری، داده‌های سیستم ERP و همچنین داده‌های تاریخی انجام می‌شود.
حسابداری نقدی
یک سیستم مدیریت خزانه‌داری از طریق خودکارسازی فرایند ثبت جریان‌های نقدی، ایجاد ورودی‌های چندگانه از سیستم‌های بانکی و تراکنش‌های نقدی درونی سازمان مانع از انجام کارهای دشوار و زمان‌بر برای مدیریت و حسابداری جریان‌های نقدی در دفتر کل می‌شود.
سایر قابلیت‌های سیستم مدیریت خزانه‌داری
مدیریت و نظارت بر جریان‌های نقدینگی، مدیریت حساب‌های بانکی و تراکنش‌های مالی در حوزه مدیریت خزانه‌داری قرار می‌گیرد. سیستم خزانه داری گزارش‌های لازم را به‌منظور به‌روز کردن جریان‌های نقدی، مدیریت و کنترل حساب‌های مالی و ارزی، مدیریت و کنترل نقدینگی، سازگار کردن حساب‌ها، مدیریت سرمایه‌، بدهی و وام‌های بانکی برای مدیریت سازمان فراهم می‌کند.

جمع‌آوری وجوه نقد و بانکداری در درون سازمان
با کمک این سیستم جریان‌های نقدی به‌صورت ترکیبی از داده‌های واقعی و تخمینی مدیریت می‌شوند تا شرایط برای محاسبات سود و زیان و گزارش‌های به‌موقع برای مدیران فراهم شود؛ بنابراین آن‌ها راحت‌تر و با وضوح و دقت بیشتری تصمیم‌گیری می‌کنند.
شبکه چندجانبه
سیستم‌های مدیریت خزانه‌داری شرایط را برای محاسبات مربوط به خالص دارایی‌ها و بدهی‌ها و همچنین حساب‌های دریافتنی و پرداختنی فراهم کرده و داده‌ها برای ادغام با داده‌های بانکی بهینه می‌کنند. در این شرایط داده‌های دقیق‌تر و به‌روزتری برای تصمیم‌گیری‌های مالی فراهم می‌شود.
مدیریت روابط بانکی
سیستم خزانه داری مدیریت حساب‌های بانکی، ردیابی امضاکنندگان، گزارش‌های مختلف مالی و تجزیه‌وتحلیل کارمزد‌های بانکی، کنترل بهتر حساب‌های بانکی و شفافیت بهتر جریان‌های وجوه نقدی را امکان‌پذیر می‌کند.

تراکنش‌های مالی
سیستم‌های مدیریت خزانه‌داری در بهترین حالت قادر هستند تا تراکنش‌های مالی خزانه‌داری را از طریق ادغامی جامع با ماژول‌های حساب‌های پرداختنی، حسابداری و برآورد یا پیش‌بینی‌های وجوه نقدی به‌طور کامل ردیابی کنند.
حسابداری و انطباق
این سیستم از طریق پشتیبانی از روندهای سامانه‌های ERP به‌صورت خودکار با دفتر کل حسابداری ادغام‌شده و بنابراین انطباق با ضوابط و مقررات درونی سازمان و همچنین درون صنعت را به‌خوبی برای بخش مالی فراهم می‌کنند.
مدیریت ریسک مالی
با کمک سیستم خزانه داری موقعیت‌های ریسک، تغییرات قیمت و نرخ تبدیل ارز را برای توسعه استراتژی‌های حسابداری منطبق با یک دنباله حسابرسی کامل و محدود کردن قرارگیری در معرض ریسک، قابل مدیریت و نظارت هستند.
مدیریت بدهی و سرمایه‌گذاری
بینش در مورد پول نقد موجود، تعادل ریسک و بازده یا خودکارسازی وظایف تکراری و درعین‌حال نظارت بر همه سرمایه‌گذاری‌ها برای محافظت در برابر ریسک از دیگر قابلیت‌های سیستم مدیریت خزانه‌داری است.
بهبود انطباق و کاهش ریسک عملیاتی
سیستم مدیریت خزانه‌داری می‌تواند با کمک ابزارهایی مانند هشدارها، مانیتورها، گردش کار و ابزارهای یکپارچه‌سازی فرآیند، راه‌حل‌هایی برای ادغام بخش‌های مختلف سازمانی فراهم کند و درنتیجه اطلاعات به‌روز در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.
راه‌اندازی سریع و ساده نرم‌افزار خزانه‌داری
تنها در چند دقیقه با رویکردی ساده برای مدیریت نرخ بازار می‌توان این سیستم‌ را نصب کرد. لازم به ذکر است کارکنان بخش حسابداری خزانه با قدری آموزش به‌راحتی می‌توانند با این سیستم کار کنند و گزارش‌های مالی موردنیاز مدیریت را فراهم سازند.

نتیجه‌گیری
سیستم خزانه داری در ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای دستی و وظایف خسته‌کننده مدیریت وجوه مالی عالی است و درنتیجه بهره‌وری کلی روزانه سازمان را بالا می‌برد. این سیستم با ادغام داده‌های مختلف پیش‌بینی جریان‌های مالی را راحت‌تر کرده و به آن‌ها سرعت بیشتری می‌بخشد.
درنتیجه مدیران با اطمینان و دیدی وسیع‌تر در مورد جریان‌های مالی و نقدی سرمایه‌گذاری‌ها تصمیم‌گیری می‌کنند. نکته مهم در این سیستم یکپارچگی آن‌ها با حوزه‌های دیگر سازمان است و بنابراین اطلاعات به‌روز و بلادرنگ تولید می‌کنند.