حسابداری فروشگاه زنجیره ای چیست و چگونه انجام می‌شود؟
میزان داده‌ها در امور حسابداری فروشگاه زنجیره ای چنان زیاد است که حتی حسابداران حرفه‌ای در ایجاد یکپارچگی میان این داده‌ها دچار مشکل می‌شوند. این عوامل در کنار یکدیگر، حسابداری را در ابتدای صف علوم آمیخته با فناوری در سراسر جهان قرار داده‌اند.
در نتیجه این هم‌آمیزی میان حسابداری و فناوری، نرم‌افزارهای مختلفی در حوزه انجام امور حسابداری طراحی شدند و پای هوش مصنوعی نیز به این حوزه باز شد. این ابزارهای فناورانه توانستند با ورود به حوزه‌های مختلف امور حسابداری همچون حسابداری فروشگاه زنجیره ای کار را برای صاحبان کسب‌وکار و حسابداران راحت‌تر کنند.
حسابداری فروشگاه زنجیره ای چیست؟
اگر بخواهیم مفهوم حسابداری در فروشگاه‌های زنجیره‌ای را در یک جمله بیان کنیم، می‌توانیم این‌طور بگوییم که حسابداری فروشگاه زنجیره ای به معنای انجام حجم بالا و غیرمتمرکزی از تراکنش‌ها است. این تعریف اگرچه در برابر مفهوم واقعی حسابداری هایپر مارکت ساده شده به نظر می‌رسد، اما همچنان چالش‌برانگیز است.
به عهده گرفتن امر حسابداری شعب هایپرمارکت‌ها به معنای چالش دائمی با محاسبات جاری خزانه و بررسی وضعیت کالاها است. پیچیدگی این وظایف می‌تواند میزان اضطراب افراد را به سطح قابل‌توجهی برساند و این موضوع می‌تواند به موجودیت کسب‌وکارها آسیب برساند. علاوه بر این آسیب‌رسان بودن اضطراب کارمندان برای کسب‌وکار، برداشتن فشار کاری از روی کارمندان یکی از وظایف مدیران کسب‌وکارها است. در ادامه می‌خواهیم بیشتر درباره این موضوع با یکدیگر صحبت کنیم.
وظایف حسابدار فروشگاه زنجیره ای کدام است?
قبول وظیفه حسابداری فروشگاه زنجیره ای بسیار سخت و پرمخاطره است که حتی باسابقه‌ترین حسابداران هم ممکن است از قبول چنین مسئولیتی صرف‌نظر کنند. در این بخش می‌خواهیم درباره وظایف حسابدار فروشگاه زنجیره‌ای صحبت کنیم. با معرفی درست شرح وظایف این شغل، نه‌تنها درباره روند کاری آن اطلاعات کسب خواهید کرد، بلکه با داشتن دیدگاهی درست درباره این وظایف مدت‌زمان انجام آن‌ها تسریع پیدا می‌کند.
- تکمیل دفتر حساب روزانه و ماهانه
موفقیت یک کسب‌وکار وابسته به سوددهی آن است و هدف اصلی به‌کارگیری مهارت‌های حسابداری هایپر مارکت، تضمین سوددهی این فروشگاه‌ها است. حسابداری شعبه‌های فروشگاه زنجیره‌ای، به معنای قبول زحمات مرتبط با همکاری تنگاتنگ با مدیریت فروشگاه است. فرم‌ها، برگ‌ها، اوراق و سایر اسناد اقتصادی هر کسب‌وکار همگی تحت نظارت مدیرعامل تهیه می‌شوند و حسابدار باید بتواند طی فرایند تهیه این اسناد، با ارائه اطلاعات و تحلیل‌های درست از ریسک اقتصادی شرکت کم کند.
فارغ از حجم داده‌های حسابداری فروشگاه زنجیره ای، حسابدار کل و البته فردی که وظیفه حسابداری شعب را برعهده گرفته موظف به تکمیل دفتر حساب روزانه و تدوین دفتر حساب‌های کل خواهد بود. یک حسابدار باید بتواند داده‌های ثبت شده در دفاتر حسابداری و مدارک موجود را مرتبا بررسی کند و تحلیل نهایی خود را بر اساس داده‌های حتمی ارائه دهد.
گزارش‌نویسی
یکی از گزارش‌های مهم در حسابداری فروشگاه زنجیره ای، گزارش تراز ماهیانه است. این گزارش در کنار سایر گزارش‌های تحلیلی مانند میزان فروش کالاهای مختلف، چهارچوب کلی اقدامات ماهیانه شعب مختلف فروشگاه را تعیین می‌کند. حسابدار موظف است بر اساس استراتژی‌های تعیین شده توسط مدیر، چک‌های خرید هر ماه را به تحریر درآورد و میزان خرج را به‌دقت در اسناد هزینه ثبت نماید.
این که چطور به میزان گردش پول و کالا مسلط شوید بستگی به ایده‌های خودتان دارد. در بعضی از فروشگاه‌ها درگاه‌های کنترل و نظارت بر این جریان‌ها در سیستم تعبیه شده است، بااین‌حال بعضی اوقات طراحی و تعبیه این سیستم‌ها به عهده شخصی است که حسابداری فروشگاه زنجیره ای را برعهده می‌گیرد.
ثبت گردش‌های مالی
گردش مالی حاصل خرید فروش کالا و نظارت بر جریان کالاها ازیک‌طرف و گردش‌های مالی درون‌سازمانی از جمله حقوق‌های پرداختی به کارمندان و بودجه‌های اختصاص‌یافته برای امور مختلف از طرفی دیگر به ترازهای فروشگاه در دوره‌های مالی مختلف شکل می‌دهند. تهیه این اطلاعات کار پیچیده‌ای نیست و هر حسابدار حرفه‌ای می‌داند که چطور این اطلاعات را جمع‌آوری و ارائه کند.
اگرچه این روند به نظر ساده می‌آید، اما اطلاعات مالی این کسب‌وکارها به‌سرعت و به شکل مداوم تغییر می‌کند، حجم اطلاعات بسیار بالا است. البته اطلاعات بخش‌های مختلف هر شعبه و شعب مختلف به حالت غیرمتمرکز به ثبت رسیده‌اند. اگر به‌عنوان مدیر یک فروشگاه نتوانسته‌اید حسابدار معتمد خود را پیدا کنید و یا به‌عنوان یک حسابدار، درباره قبول وظیفه حسابداری فروشگاه زنجیره ای مردد هستید، در ادامه می‌توانید راهکار پیشنهاد ما برای حل مسائل ذکر شده را مطالعه کنید.
7 ویژگی نرم افزارهای حسابداری شعب
راهکار پیشنهادی ما به شما اتوماسیون امور، به کمک نرم‌افزارهای حسابداری است. این نرم‌افزارها داده‌های مختلف را به‌صورت لحظه‌ای به ثبت می‌رسانند، تجمیع می‌کنند و با تحلیلشان گزارش‌های کاربردی لازم را در اختیارتان قرار می‌دهند. یک نرم‌افزار خوب، باید بتواند تمام اطلاعات آماری ذکر شده در بالا را به‌صورت دسته‌بندی‌شده به حسابدار ارائه کند.
حسابدار بر اساس این داده‌ها و اطلاعات آماری می‌تواند روی تعیین استراتژی‌های مالی و انجام امور اداری مختلف همچون بررسی و تطبیق قراردادهای برون‌سازمانی با ترازهای مالی و مدیریت آن‌ها بپردازد. پس به‌صورت کلی ویژگی‌های مهم یک نرم‌افزار حسابداری است
اندارد به‌صورت زیر خواهد بود:
- جمع‌آوری و دسته‌بندی داده‌ها
- تهیه ترازهای آزمایشی
- محاسبه لیست حقوق و مزایای کارمندان
- تهیه ترازهای پایان دوره
- بروز و نمایاندن اختلاف حساب در سطوح مختلف
- تدوین صورت‌های مالی نهایی
- ارائه صورت تقسیم‌های ویژه
بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاه زنجیره ای
طبیعتا هرچه توانایی یک نرم‌افزار در اتوماسیون امور بیشتر باشد، نرم‌افزار فوق گزینه بهتری برای انجام امور حسابداری خواهد بود. چرا؟ چون بدین ترتیب بار بیشتری را از روی دوش نیروی انسانی برداشته خواهد شد و این موضوع ضمن کاهش هزینه‌های مرتبط با نیروی انسانی، دست نیروهای حسابداری را برای انجام امور استراتژیک و تحلیلی باز می‌گذارد.
نرم‌افزار حسابداری توانا ضمن اتوماسیون حداکثری امور حسابداری، یکی از اولین نرم‌افزارهای موجود در بازار که ضمن محاسبات تمام موارد ذکر شده در بالا، می‌تواند از پس انجام امور مختلفی همچون ثبت فاکتورها (پیش‌فاکتور، فاکتورهای برگشت و...)، تطبیق حواله و فاکتور و کنترل‌های حساب‌های مختلف نیز بربیاید و علاوه بر انجام محاسبات و امور پایه، حسابدار را در تحلیل هرچه بهتر داده‌ها نیز یاری کند.
کلام آخر
شغل حسابداری فروشگاه‌ها به‌ویژه فروشگاه‌های زنجیره ای به دلیل حجم کاری بالا، یکی از سخت‌ترین و پرمخاطره‌ترین شغل‌ها محسوب می‌شود که خطا و اشتباه در محاسبات می‌تواند مشکل‌ساز باشد. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاه زنجیره ای جایگزین مناسبی برای نیروی انسانی است. یک نرم‌افزار مناسب حسابداری فروشگاهی باید تمام وظایف یک حسابدار را از جمع‌آوری اطلاعات گرفته تا تدوین صورت‌های مالی به‌درستی انجام دهد.