نکات خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه های زنجیره ای که حتما باید بدانید!

واقعیتی که امروز شاهد آن هستیم، رشد چشمگیر فناوری در تمامی عرصه‌های زندگی بشر است. اگر کمی دقت کنید، این واقعیت را با تمام وجود حس خواهید کرد. کسی هم که از فناوری‌های جدید استفاده نکند، قطعا در آینده شکست می‌خورد. چون استفاده از فناوری، سرعت کار را بسیار بالا می‌رود. انجام امور حسابداری فروشگاه‌ها، دقیقا یکی از نمونه‌هایی است که می‌توان نام برد. خوشبختانه با ظهور نرم‌افزارهای حسابداری، کارهای حسابداری خیلی سریع‌تر و با حداقل خطا انجام می‌شوند. در ادامه با ما همراه باشید تا شما را با مهم‎ترین نکات خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه های زنجیره ای آشنا کنیم.

حل چالش‌های فروشگاه‌های زنجیره‌ای

کسانی که که با این نوع کسب‌وکار (فروشگاه‌های زنجیره‌ای) آشنا هستند، از حجم کارها خبر دارند و این را هم به خوبی می‌دانند که تمامی امور حسابداری باید با دقت و سرعت بالا انجام شود. یکی از مهم‌ترین نکات خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه های زنجیره ای همین موضوع است. یعنی باید نرم افزاری را تهیه کنید که بتواند چالش‌های فروشگاه زنجیره‌ای را حل کند. در فروشگاه‌های زنجیره‌ای، حجم فروش و همچنین تنوع و تعداد کالاهایی که در آن به فروش می‌رسند، زیاد است.

بنابراین یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار انجام امور حسابداری این است که موجودی کالاها را مدیریت کند. این مدیریت کالا باید به صورت آنی و لحظه‌ای انجام شود. یعنی اگر کالایی به فروش رفت، باید از تعداد موجودی کم شود. اگر این کارها با تاخیر انجام شوند، قطعا خطاهایی در حساب‌وکتاب رخ می‌دهد.

چالش مهم دیگری که فروشگاه‌های زنجیره‌ای با آن مواجه هستند، انبارگردانی است. بنابراین یکی از نکات خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه های زنجیره ای باید همین مورد باشد. یعنی باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بتواند مدیریت انبارگردانی را به خوبی انجام دهد. به‌علاوه ارتباط خوبی هم با تامین کنندگان و مصرف کننده نهایی برقرار کند.

حل چالش‌های فروش، خرید و بازرگانی

مدیریت کارهایی مثل خرید یا فروش و همچنین توزیع، در فروشگاه‌های زنجیره‌ای از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. بنابراین اگر می‌خواهید مدیریت و اجرای چنین کارهایی سریع و دقیق انجام شود، حتما سعی کنید که به این نکته مهم توجه داشته باشید. به عبارتی این قابلیت که آیا نرم افزار از سیستم فروش فروشگاه، توزیع و پخش پشتیبانی می‌کند یا خیر، از نکات مهم در خرید نرم افزار حسابداری زنجیره ای به شمار می‌رود.

 از دیگر موارد مهمی که می‌توان در زمینه خرید یا فروش از یک نرم افزار حسابداری انتظار داشت، این است که بتوانیم با استفاده از آن پورسانت‌ها را به صورت پلکانی یا ساده تعیین کنیم. به غیر از آن، قابلیت صدور فاکتور فروش هم از مهم‌ترین نکات خرید نرم افزار های حسابداری فروشگاهی است. بعضی از فروشگاه‌ها در هنگام صدور فاکتور، نیاز دارند تا فاکتور را به چندین پرینتر ارسال کنند.

 بنابراین اگر شما هم چنین قابلیتی را می‌خواهید، در حین انتخاب نرم‌افزار می‌توانید این مورد را هم مدنظر خود قرار دهید. دقت داشته باشید نرم‌افزارهایی که می‌توانند فاکتورها را به چند پرینتر ارسال کنند، این را به صورت همزمان انجام می‌دهند.

ثبت قراردادها

یکی دیگر از نکات مهم خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه های زنجیره ای این است که ویژگی ثبت قرارداد را داشته باشد. در فروشگاه‌های زنجیره‌ای ممکن است قراردادهایی با بازاریاب‌ها بسته شود، بنابراین لازم است که وقتی یک نرم افزار برای مدیریت امور حسابداری انتخاب می‌کنیم، به این نکته هم دقت داشته باشیم تا کار ساده شود. نرم افزار تمامی قراردادهایی که با بازاریاب‌های مختلف بسته شده است را ثبت و ذخیره می‌کند.

صدور فاکتور

یکی از مهم‌ترین کارهایی که در انتهای خرید مشتری انجام می‌شود، صدور فاکتور است. در نتیجه در هنگام خرید یک نرم افزار حسابداری، لازم است که به این مورد هم دقت کنید. یک نرم افزار خوب، باید فاکتور مشتری اول را برای کامل کردن عملیات چاپ ‌کند. همچنین این امکان را فراهم می‌کند در هنگام فروش یک کالا و صدور فاکتور، کالای مورد نظر را از لیست انبار خارج می‌کند.

لازم به ذکر است که خارج شدن کالا از انبار بر اساس BOM انجام می‌شود. دقت داشته باشید که یکی از نکات خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه های زنجیره ای این است که نرم‌افزار باید این قابلیت را داشته باشد تا مبلغ را روی کارت‌خوان درج کند تا از اشتباه کاربر جلوگیری شود.  

مدیریت دارایی‌ها

یکی دیگر از نکات مهم در خرید نرم افزار حسابداری زنجیره ای این است که بتواند دارایی و اموال را در شعبه‌های مختلف مدیریت و کنترل کند. همچنین در صورت جابه‌جایی آ‌ن‌ها، امکان ثبت وجود داشته باشد. لازم به ذکر است که نرم‌افزار باید بتواند نیازهای تعمیر اموال، فروش یا استهلاک آن‌ها را رفع کند. در ضمن میزان استهلاک را هم محاسبه کند. محاسبه میزان استهلاک باید به تفکیک محل استقرار باشد که البته امکان تعریف قانون برای آن توسط کاربر وجود دارد.

یکی دیگر از نکات خرید نرم افزار های حسابداری فروشگاهی این است که بررسی کنید آیا امکان تعریف قوانین مختلفی چون قیمت گذاری‌ها، توسط هر شعبه وجود دارد یا خیر؟ به طور کلی این ویژگی برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای بسیار مهم است و هر یک از شعبه‌های مختلف، ممکن است قانون خاصی داشته باشد که بخواهد آن را اعمال کند. در نتیجه نرم افزار حسابداری کامل و جامع، باید بتواند چنین نیازهایی را پوشش دهد تا میزان سرعت و کارایی آن کسب‌وکار چندین برابر شود.

جمع بندی

در این مطلب سعی داشتیم نکات خرید نرم افزار حسابداری فروشگاه های زنجیره ای را با شما در میان بگذاریم. تلاش ما بر این بود که نکات را به گونه‌ای عنوان کنیم تا نیازهای اساسی فروشگاه‌های زنجیره‌ای پوشش داده شود. دقت داشته باشید که در فروشگاه‌های زنجیره‌ای، سرعت و دقت از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و اگر این دو فاکتور مهم نباشند، امور حسابداری با اختلال جدی مواجه خواهند شد. در نتیجه نرم افزارهای حسابداری ایجاد شده‌اند تا مشکلات چنین کسب‌وکارهایی را رفع کنند. به این صورت که یک سیستم یکپارچه ایجاد کنند و در آن تمامی موارد مهم از جمله درآمدها، حقوق کارکنان، انبارداری، پورسانت بازاریاب‌ها و غیره قابل ثبت و مشاهده هستند.