مزایا و معایب نرم افزار اتوماسيون اداری + 3 ویژگی یک نرم افزاری کارآمد

امروزه تقریبا همه ما می‌دانیم که بدون استفاده از تکنولوژی و فناوری در سیستم‌های اداری، پیش بردن کارها سخت و گاهی ناممکن می‌شود. با استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداری می‌توان حجم بسیاری از کارها را در کمترین زمان ممکن، به انجام رساند. خوشبختانه در چند سال اخیر استفاده از برنامه اتوماسیون اداری در سازمان و ادارات به میزان زیادی افزایش یافته است که این حجم از رشد، بی دلیل نیست.

اگر علاقه‌مند هستید که بیشتر با این گونه نرم‌افزارها آشنا شوید و از مزیت‌ها و معایبی که دارند آگاه شوید، توصیه ما به شما این است که حتما تا انتهای مطلب را با دقت مطالعه بفرمایید. 

نرم افزار اتوماسيون اداری چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؟

نرم افزار اتوماسيون اداری در واقع ابزاری کارآمد و مفید است که انجام امور اداری و سازمانی را تسهیل می‌کند. صاحبان کسب‌وکارها و مدیران سازمان‌های مختلف، از برنامه اتوماسیون اداری به منظور افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای اتوماسیون می‌توانند سیستمی یکپارچه و واحد ایجاد کنند و حتی بر بستر وب هم قابل استفاده هستند. به طورکلی استفاده از سیستم‌های اتوماسیون می‌تواند تلاش‌های فردی بیش از حد را کاهش داده و به کارها سرعت ببخشد. 

مزیت‌های استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداری

نرم افزار اتوماسيون اداری می‌تواند مزیت‌هایی برای سازمان‌ها و ادارات مختلف داشته باشد. به عنوان نمونه یکی از بزرگترین مزیت‌هایی که یک اتوماسیون اداری خوب می‌تواند داشته باشد، این است که قادر است داده‌ها را بازیابی کند. از آن‌جایی که تمامی کارها به صورت سیستمی انجام می‌شوند، دقت کار بسیار بالا می‌رود؛ چون خطای انسانی کمتر اتفاق می‌افتد. 
زمان پردازش کارها با استفاده از نرم‌ا‌‎‌‌فزارهای اتوماسیون اداری، کمتر می‌شود. همچنین نیروی انسانی دیگر نیازی ندارد برای کارهای کوچک و پیش پا افتاده، زمان زیادی صرف کند. از دیگر مزیت‌هایی که استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری می‌تواند داشته باشد، این است که داده‌ها را جمع آوری و نتایج آن‌ها را اعلام می‌کند. 
در نتیجه صاحبان کسب‌وکارها و مدیران می‌توانند بر اساس همین داده‌های جمع‌آوری شده، تصمیم‌گیری‌های بعدی خود را انجام دهند. از دیگر مزیت‌هایی که می‌توان برای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نام برد این است که باعث شده‌اند مکاتبات کاغذی حذف شوند. همچنین امکان انجام دادن کارها را خارج از ساعت کاری فراهم کرده‌اند. 
 

تعامل الکترونیکی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

لازم به ذکر است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها را فراهم می‌کنند. در نتیجه مکاتبات کاغذی کاهش یافته و در نهایت از کاغذ کمتری استفاده می‌شود. نتیجه این کار کاهش قطع درختان و کمک به محیط زیست است. یکی دیگر از مزیت‌های بسیار خوبی که در نرم افزار اتوماسیون اداری توانا دیده می‌شود، این است که به خوبی توانسته طرح تحریم ارباب رجوع را پیاده‌سازی کند. در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، این امکان فراهم شده است که تمامی پیگیری با استفاده از تلفن یا اینترنت انجام شوند. 

در نتیجه ارباب رجوع نیازی به دوندگی بین سازمان‌ها نخواهند داشت. همچنین اگر نقصی در پرونده آن‌ها وجود داشته باشد، می‌توانند از طریق همین اتوماسیون متوجه نقض شوند. همچنین قادر خواهند بود از آخرین وضعیت روند کار خود اطلاع یابند. چون نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری توانا این امکان را فراهم کرده‌اند تا به صورت لحظه وضعیت پیشرفت کارها قابل مشاهده باشد. 


معایبی که برنامه‌های اتوماسیون اداری دارند


لازم به ذکر است که بسیاری از مدیران هستند که با وجود رشد و پیشرفت زیاد تکنولوژی، حاضر به استفاده از این نرم‌افزارها نیستند؛ به این دلیل که آگاهی کافی از نحوه استفاده آن ندارند. از دیگر معایبی که می‌توان برای برنامه‌های اتوماسیون نام برد، این است که برخی روابط اجتماعی با توجه به مکانیزه شدن سیستم اداری، نادیده گرفته می‌شوند. برنامه‌های اتوماسیون، می‌توانند باعث تغییر در محیط کار شوند. گاهی هم ممکن است کارمندان یک مجموعه، اشتباهاتی که مرتکب می‌شوند را به نرم افزار اتوماسيون اداری نسبت دهند. 
3 ویژگی یک نرم افزار اتوماسيون اداری کارآمد
اگر نرم‌افزار اتوماسیون اداری کارآمد باشد، قطعا ویژگی‌هایی دارد که با استفاده از آن‌ها می‌تواند تمامی نیازهای یک مجموعه را پوشش دهد. در ادامه به 3 ویژگی بسیار مهم برنامه اتوماسیون کارآمد اشاره کرده‌ایم.

•    سیستم گزارش گیری

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که در نرم افزار اتوماسيون اداری کارآمد دیده می‌شود، این است که می‌تواند اسناد و کارکرد کارمندان یک مجموعه را ثبت کند. در نتیجه با ثبت تمامی این اطلاعات، مدیر قادر به مشاهده و چاپ گزارش خواهد بود. وجود چنین ویژگی باعث می‌شود که مدیر از تمامی موارد مختلف سازمان اطلاع دقیق داشته باشد؛ چون همه چیز در اتوماسیون ثبت شده است. 

•    سازگاری با دستگاه‌های هوشمند

از دیگر ویژگی‌های بسیار مهمی که برنامه اتوماسیون کارآمد می‌تواند داشته باشد، این است که با انواع دستگاه‌ها، سازگار است. در نتیجه استفاده از برنامه بسیار راحت و ساده خواهد بود. همچنین مدیر در هر لحظه که بخواهد، می‌تواند به نرم‎افزار متصل شده و گزارشات، داده‌ها و سایر موارد را مشاهده کند. 

•    مدیریت حجم داده‎ها

یکی از دیگر ویژگی‌های بسیار مهمی که در برنامه اتوماسیون کارآمد دیده می‌شود، قابلیت مدیریت حجم داد‌ه‌ها است. همان‌طور که می‌دانید در سازمان‌ها و ادارات با مرور زمان، حجم داده‌ها افزایش می‌یابد؛ در نتیجه وقتی نرم‌افزاری وجود داشته باشد تا بتواند این داده‌ها را مدیریت و سازماندهی کند، پیشرفت امور هم بهتر انجام می‌شود. علاوه بر آن یک نرم افزار اتوماسیون کارآمد، باید قابلیت جستجوی هوشمند در بین داده‌ها را داشته باشد؛ به این دلیل که زمان برای مدیران بسیار مهم است. 

سخن پایانی

نرم افزار اتوماسيون اداری به سازمان‌ها و ادارات کمک کرده است تا امور خود را بسیار سریع و ساده پیش ببرند. این نرم‌افزارها، بسیار کاربردی بوده و حتی در بستر وب هم قابل دسترسی هستند. همان‌طور هم که در این مطلب اشاره کردیم، کارآمد بودن یک نرم افزار در پیشرفت و موفقیت سازمان‌ها تاثیر بسیار زیادی دارد. قابلیت مدیریت حجم داده، جستجوی هوشمند، سازگاری با انواع دستگاه‌ها، نبود محدودیت دسترسی و غیره همگی از ویژگی‌هایی هستند که یک نرم افزار اتوماسیون کارآمد باید داشته باشد.